Zakonom o računovodstvu, Općim poreznim zakonom, Zakonom o porezu na dohodak, ali drugim propisima uređena je obveza čuvanja poslovne dokumentacije na način da se knjigovodstvena dokumentacija čuva:
- TRAJNO – isplatne liste, evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi
- 11 GODINA – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu
- 11 GODINA – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige
Rok čuvanja počinje teći nakon zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumentacija odnosi.
Način čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisan je Zakonom o računovodstvu, Općim poreznim zakonom i Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima. Navedeni propisi obvezuju poslovne subjekte čuvati ih u papirnatom obliku, na nositelju elektroničkog zapisa (CD, tvrdi disk, disketa ili sličan nositelj podataka) ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Knjigovodstvene dokumentaciju čine: uplatnice i isplatnice iz blagajne, obračuni troškova, ulazni i izlazni računi, isprave platnog prometa i sl. Poslovne knjige su dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige.
Digitalnom evidencijom knjigovodstvene dokumentacije omogućeno je jednostavno i efikasno poslovanje tvrtke i knjigovodstvenog ureda:
- Digitalno evidentiranje ulazne knjigovodstvene dokumentacije
- Digitalno evidentiranje izlazne knjigovodstvene dokumentacije
- pridruživanje dokumenata – učitavanjem ili skeniranjem
- razvrstavanje i raspoređivanje, brzo pretraživanje
